Hướng dẫn sử dụng Larksuite cho doanh nghiệp từ A-Z

Larksuite là nền tảng số hóa văn phòng làm việc đang ngày càng phổ biến ở Việt Nam. Larksuite được sử dụng để quản lý tiến độ công việc và nâng cao tính gắn kết nội bộ. Tuy nhiên, “Sử dụng Larksuite như thế nào?”, “Larksuite có khó dùng không?” thì vẫn là vướng mắc của nhiều người. Hãy cùng Pareto xem hướng dẫn sử dụng Larksuite cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây để bạn có cái nhìn tổng quan nhất nhé!

Giới thiệu nhanh về Larksuite

Lark Suite là một nền tảng All in one cho doanh nghiệp, tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ giao tiếp, hợp tác, theo dõi tiến độ công việc và tăng cường hiệu quả công việc. Với Lark, doanh nghiệp có thể tự động hóa nhiều quy trình vận hành, như nhắn tin bằng Lark Messenger, quản lý tài liệu bằng Lark Docs, lưu trữ thư viện với Lark Wiki, họp online bằng Lark Meeting, nhắc lịch bằng Lark Calendar,…

Larksuite phát triển theo định hướng hệ sinh thái mở, ngoài các tính năng sẵn có còn cho phép tích hợp chuyên sâu với các ứng dụng hữu ích như ChatGPT, Salesforce, phần mềm bán hàng Sapo, KiotViet, iPOS,…  Lark Suite thực sự là giải pháp dẫn đầu xu hướng văn phòng số của các doanh nghiệp, giải quyết mọi nhu cầu quản trị dù ở quy mô kinh doanh nào. Tuy nhiên, cách sử dụng Larksuite như thế nào thì vẫn là điều nhiều doanh nghiệp trăn trở, vì nỗi lo khó triển khai, nhân sự không thể đáp ứng,…

Hướng dẫn sử dụng Larksuite cho doanh nghiệp

Larksuite có rất nhiều tính năng đa dạng, từ nhắn tin, họp trực tuyến, quản lý tài liệu, chấm công, quản lý phê duyệt, theo dõi công việc,… Dưới đây, Pareto sẽ hướng dẫn sử dụng Larksuite cho doanh nghiệp và các cá nhân một cách cơ bản và dễ hiểu nhất, để những người mới cũng có thể hiểu cách vận hành của phần mềm này. 

Lark Messenger

Đây là trung tâm giao tiếp và theo dõi tiến độ của cả hệ thống Lark Suite. Lark Messenger cho phép người dùng chat hội nhóm, chat riêng tư, gửi tin nhắn khẩn cấp cho toàn bộ nhân viên hoặc cá nhân cụ thể. Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng Larksuite Messenger một cách cơ bản nhất:

• Bước 1: Mở app Lark, công cụ Lark Messenget nằm ở ở giao diện chính.
• Bước 2: Ở thanh tìm kiếm, search group chat hoặc một cá nhân nào đó để trò chuyện.
• Bước 3: Ở mỗi hộp chat, nhìn lên phía trên tay phải, bạn sẽ thấy các tính năng gọi điện, video call, xem task của cá nhân, search nội dung nói chuyện.

Đặc biệt, nếu là chủ kinh doanh và sử dụng phiên bản Lark cho doanh nghiệp, bạn cũng có thể quản lý và tương tác với nhân viên của mình ngay trên Lark Messenger mà không cần thông qua Zalo hay Facebook Messenger. Điều này hạn chế việc nhầm lẫn, đọc sót tin nhắn hay gửi nhầm tin nhắn công việc cho người khác.

Lark Docs

Lark Docs là công cụ soạn thảo và quản lý tài liệu một cách hiệu quả dựa trên lưu trữ đám mây. Lark đảm bảo sự an toàn đối với quyền truy cập đối với tài liệu, bảng tính và các tệp đính kém. Chủ sở hữu tài liệu có thể tùy chọn cấu hình quyền để xem, chỉnh sửa, nhận xét và chia sẻ cho các thành viên khác. 

Hướng dẫn cách sử dụng Lark Docs:

• Bước 1: Mở app Lark, mở tính năng Lark Docs.
• Bước 2: Ở trang chính, bạn sẽ thấy các nút New (để tạo tài liệu mới), Upload file (để tải file từ máy tính lên Lark) và Template (các tài liệu định dạng sẵn)
• Bước 3: Chọn New để tạo tài liệu mới. Bạn có thể tạo tài liệu dưới nhiều hình thức như bảng biểu, flowchart, sheets, mindmap,… Hơn nữa, Lark Docs còn có các tính năng chỉnh sửa lỗi thông minh để người dùng soạn nhanh hơn mà không mắc lỗi. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ và mời các thành viên khác cộng tác chỉnh sửa tài liệu.

Lark Attendance

Lark Attendance là tính năng không thể bỏ qua khi xem hướng dẫn sử dụng Larksuite cho doanh nghiệp. Đây là công cụ chấm công chuyên nghiệp và thông minh, giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Lark Attendance hợp lý hóa các quy trình thu thập dữ liệu và tạo lập bảng chấm công. Nhân viên HR cũng có thể truy cập bảng báo cáo chấm công, xuất dữ liệu sang hệ thống tính lương một cách nhanh chóng và chính xác.

Hướng dẫn cách sử dụng Lark Attendance:

• Bước 1: Mở app Lark, vào Workplace, tìm Attendance. Hoặc bạn có thể vào các thông báo điểm danh của Attendance Bot.
• Bước 2: Nhấn Clockin để điểm danh, Clockout để ra về.

Nhà quản lý có thể cài đặt nhiều chế độ điểm danh tùy thuộc theo nhu cầu. Ví dụ, chấm công theo Wifi đối với văn phòng làm việc onsite, chấm công theo GPS khi nhân viên phải làm việc từ xa. Ngoài ra còn có chế độ chấm công tự động để giảm bớt tác vụ cho nhân viên. Chẳng hạn, chỉ cần vào vùng Wifi của công ty, mở app Lark là hệ thống sẽ chấm công tự động.

Lark Calendar

Lark Calendar là tính năng gửi thông báo tự động đến Lark Messenger khi có sự kiện đã setup trên lịch chuẩn bị diễn ra. Tính năng này cho phép đồng bộ dữ liệu với các loại lịch khác như Google Calendar, Apple Calendar. Vì vậy, bạn không cần di chuyển dữ liệu mà vẫn có thể quản lý thời gian hiệu quả. 

Hướng dẫn sử dụng Lark Calendar: 

• Để tạo lịch cá nhân: Mở Calendar, nhấp vào dấu “+” trên thanh bên và chọn New Calendar. Bạn có thể chọn chế độ Riêng tư (chỉ hiển thị với mình), hoặc Công khai (hiển thị với tất cả mọi người). Bạn cũng có chỉnh sửa thông tin của lịch, hoặc xóa lịch.
• Để tạo sự kiện mới: Mở Calendar, nhấp chọn “Create an event” để thêm thông tin sự kiện. Bạn thêm các thông tin liên quan đến sự kiện, thêm khách mời, đưa cuộc họp video vào sự kiện, thêm các tệp đính kèm,…
• Một số tính năng khác: Ngoài ra, Calendar còn một số tính năng khác như chia sẻ lịch/sự kiện, duplicate sự kiện, đồng bộ hóa với lịch Outlook, lịch Google/Apple, lịch địa phương,…

Lark Meetings

Lark Meetings là tính năng liên lạc qua video và tổ chức sự kiện cực kỳ hiệu quả. Người dùng có thể sử dụng Magic Share trên Meetings để tối ưu hoá mọi thao tác. Tính năng Magic Share cho phép mọi người chỉnh sửa thông tin trong file ngay khi đang họp video mà không sợ ảnh hưởng tới ai. Lark Meetings còn cho phép bật phụ đề, dịch phụ đề và nhiều tính năng khác để giúp đội nhóm cộng tác hiệu quả hơn.

Hướng dẫn sử dụng Lark Meetings:

• Bước 1: Trên thanh tìm kiếm, nhấn dấu “+” và chọn New Meeting. Hoặc vào Meetings ở thanh điều hướng bên trái, chọn New Meeting.
• Bước 2: Nhấp vào biểu tượng Calendar để bắt đầu cuộc họp đã lên lịch, hoặc thêm cuộc họp mới hoàn toàn.
• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Copy joining info để sao chép toàn bộ thông tin cuộc họp và gửi cho mọi người. Mọi người có thể tham gia cuộc họp qua mục Join meeting, nhập ID đã được cung cấp là xong.

Lark Approval

Lark Approval là tính năng cực hữu ích cho quá trình phê duyệt trong tổ chức, thường được sử dụng trong các lĩnh vực như Hành chính nhân sự, Kế toán, Quản trị,… Doanh nghiệp có thể lược bỏ các bước rườm rà trong quy trình phê duyệt bằng cách thực hiện mọi tác vụ trên nền tảng của Lark, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.

Hướng dẫn sử dụng Lark Approval:

• Bước 1: Vào Workplace, chọn Approval, chọn Aprproval admin ở góc bên trái.
• Bước 2: Bạn có thể nhóm, sắp xếp các loại phê duyệt khác nhau trong Approval admin. Chẳng hạn, các phê duyệt liên quan đến bộ phận hành chính sẽ xếp vào nhóm Hành chính, liên quan đến bộ phận nhân sự sẽ xếp vào nhóm Nhân sự.
• Bước 3: Nhấn Create ở góc phải để tạo mẫu phê duyệt. Bạn cố thể dùng mẫu phê duyệt có sẵn của Lark (hiện đã có hơn 100 mẫu khác nhau cho từng lĩnh vực), hoặc tự tạo mẫu theo ý muốn. Các tổ chức lớn có nhiều hệ thống phê duyệt thì có thể tích hợp lên Lark.
• Bước 4: Để gửi phê duyệt, bạn vào mục Submit request. Những người liên quan đến chuỗi phê duyệt sẽ được thông báo để hợp tác làm việc.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng Larksuite cho doanh nghiệp một cách đơn giản và dễ hiểu nhất. Ngoài ra, Lark còn có nhiều tính năng như Lark Wiki, Lark Minutes, Lark Form, Lark Slides, Lark OKR, Lark Momments, Lark Anycross, Lark Base. Có thể thấy, Lark có giao diện rất trực quan và thân thiện người dùng. Bất cứ ai cũng có thể sử dụng phần mềm, ngay cả khi không có nhiều kỹ năng về công nghệ thông tin.

Xem thêm: Đánh giá phần mềm Larksuite - Larksuite review

Larksuite dành cho những ai?

Vậy Larksuite phù hợp với những đối tượng nào? Có thể nói, Lark phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp, thậm chí có thể sử dụng cho cả cá nhân:

• Doanh nghiệp nhỏ: Lark miễn phí cho doanh nghiệp dưới 50 nhân sự, vì vậy bạn gần như mất 0đ để sử dụng phần mềm Lark. Ngay cả với bản free, Lark vẫn có đầy đủ tính năng cơ bản, cần thiết nhất để quản trị công việc văn phòng, như nhắn tin, họp online, theo dõi tiến độ,…
• Doanh nghiệp lớn: Nhiều doanh nghiệp lớn đã sử dụng Lark để quản lý công việc và nâng cao sự hợp tác đội nhóm, ví dụ, Haidilao, Aeon Mall, Xiaomi,…Khi này, gói Doanh nghiệp sẽ được sử dụng nhiều nhất vì có nhiều tính năng nâng cao để quản lý các dự án phức tạp.
• Cá nhân làm việc tự do: Những người làm việc tự do có thể sử dụng Lark để làm không gian lưu trữ tài liệu, sáng tạo nội dung số. Lark có bản 0đ nên sẽ giảm đi gánh nặng chi phí cho người dùng, nếu công việc phức tạp hơn thì có thể dùng bản Pro với giá cả khá hợp lý.

Xem thêm: So sánh Lark vs Trello

Như vậy, Pareto đã hướng dẫn sử dụng Larksuite cho doanh nghiệp chi tiết từ A-Z. Tuy nhiên, Lark không “đóng khung” người dùng theo cách thức cố định nào, mà cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh dựa vào nhu cầu làm việc thực tế. Để được Tư vấn Triển khai Larksuite cho doanh nghiệp , bạn hãy liên hệ Pareto qua 0979.765.097 - 0979.386.853!