[LARK CASE STUDY] Haidilao sử dụng Larksuite để số hóa quy trình làm việc

Chuỗi nhà hàng lẩu nổi tiếng Haidilao đã áp dụng Larksuite như một công cụ quan trọng trong quá trình số hóa quy trình làm việc của mình. Với sự hỗ trợ của Larksuite, Haidilao đã cải thiện hiệu quả giao tiếp nội bộ, tăng cường khả năng teamwork, từ đó đảm bảo sự hoạt động liền mạch giữa các chi nhánh trên toàn thế giới. Đây là một case study khá hay để các doanh nghiệp có thể hiểu về ứng dụng thực tế của Larksuite. Cùng Pareto tìm hiểu nhé!

Haidilao – Dấu ấn chuyên nghiệp trong từng trải nghiệm khách hàng

Haidilao là một chuỗi nhà hàng lẩu nổi tiếng đến từ Trung Quốc, được nhiều người yêu thích bởi chất lượng món ăn và dịch vụ ấn tượng. Ở Việt Nam, Haidilao cũng rất được lòng thực khách, đặc biệt là những ai yêu thích ẩm thực Trung Hoa. Hiện tại, thương hiệu đã mở được 1.329 chi nhánh trên toàn thế giới, tốc độ trung bình là mở 5 - 7 nhà hàng/năm. Có thời điểm, Haidilao trở thành “cơn sốt” tại nhiều quốc gia và là một trong những địa điểm check-in “sang chảnh” của giới trẻ.

Vậy điều gì làm nên sự nổi bật của Haidilao so với các đối thủ cạnh tranh? Có thể nói, USP của thương hiệu Haidilao chính là trải nghiệm khách hàng vượt trội. Nhà hàng không chỉ đơn thuần phục vụ một bữa lẩu, mà còn mang đến cho khách hàng một trải nghiệm toàn diện, từ không gian, ẩm thực cho đến dịch vụ.

Không gian nhà hàng được thiết kế hiện đại, sang trọng nhưng tạo cảm giác rất thoải mái và gần gũi, phù hợp để gặp mặt bạn bè và ăn uống cùng gia đình. Nhân viên của Haidilao luôn sẵn sàng hỗ trợ thực khách trong mọi tình huống, thậm chí tạo ra những bất ngờ thú vị như tổ chức sinh nhật, tạo nên những màn biểu diễn nhỏ, tặng quà,…Dù sở hữu số lượng chi nhánh lớn, nhưng thương hiệu luôn giữ chất lượng món ăn đồng đều, đáp ứng khẩu vị số đông thực khách.

Khó khăn của Haidilao trong quá trình quản lý nội bộ

Đằng sau sự thành công đó là cả một quá trình nỗ lực và không ngừng tối ưu hiệu quả làm việc. Haidilao, cũng như các thương hiệu F&B đang kinh doanh theo chuỗi, nhận ra những khó khăn trong quá trình quản lý nội bộ. Làm sao có thể đảm bảo chất lượng đồng nhất và quy trình giao tiếp liền mạch, trong khi số lượng chi nhánh đang tăng lên theo thời gian? 

Khi mở rộng hoạt động kinh doanh ra toàn thế giới, Haidilao đã gặp phải nhiều rắc rối như:

• Mất thời gian liên lạc: Vận hành nhà hàng đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận nhân sự. Chẳng hạn, khi phát hiện thực phẩm hỏng/hết hạn, bộ phận quản lý kho phải nhanh chóng liên lạc với ban lãnh đạo và nhà cung cấp để giải quyết. Tuy nhiên, khi thời gian liên lạc quá lâu, nhà hàng sẽ phải chịu không ít tổn thất, thậm chí gây rủi ro cho sức khỏe người dùng.
• Không đồng nhất thông tin nội bộ: Vấn đề sống còn của các chuỗi F&B là đồng nhất chất lượng tại mọi chi nhánh. Một trong những vấn đề làm đứt gãy sự đồng nhất là cập nhật thông tin chậm trễ. Chẳng hạn, tiêu chuẩn phục vụ được tạo trên Excel/Word và in ra để đào tạo nhân viên. Khi có thay đổi, các chi nhánh phải mất thời gian cập nhật, dẫn đến chất lượng thiếu nhất quán.
• Khó quản lý dữ liệu: Các dữ liệu về khách hàng, về doanh thu là yếu tố quan trọng để ban lãnh đạo ra quyết định quản trị. Tuy nhiên, do số lượng chi nhánh quá nhiều, Haidilao có thể gặp khó khăn khi tạo insights doanh thu của từng cửa hàng. Các chi nhánh tốn nhiều thời gian và công sức để lọc, phân tích, kết hợp và lập trình dữ liệu.
• Thiếu sự gắn kết với thương hiệu: Khi mở rộng hệ thống, các chi nhánh trên toàn cẩu sẽ càng khó để giữ sự gắn kết. Các thành viên sẽ có xu hướng cảm thấy xa cách với các đơn vị khác, cũng như xa cách với chính thương hiệu. Điều đó làm cho tổng thể trở nên rời rạc, thiếu liên kết hơn và ảnh hưởng đến mục đích chung của thương hiệu.

Sau khi nhận ra những khó khăn trong quá trình quản lý nội bộ, Haidilao đã quyết định tìm kiếm một giải pháp hiệu quả để giúp họ số hóa quy trình làm việc. Với sự đa dạng và phức tạp của các bộ phận trong công ty, việc tìm ra một nền tảng công nghệ phù hợp để quản lý thông tin và giao tiếp hiệu quả đã trở thành một vấn đề cấp thiết.

Haidilao sử dụng Larksuite để cải thiện hiệu quả hoạt động

Là một trong những thương hiệu F&B có tư duy tân tiến, Haidilao đã nhanh chóng thực hiện quy trình chuyển đổi số. Năm 2011, trong khi hầu hết các nhà hàng vẫn dùng giấy tờ truyền thống, thì Haidilao đã có máy tính bảng để order, tạo danh sách chờ, quản lý quan hệ khách hàng,… Đây là điểm khởi đầu để Haidilao sử dụng Larksuite, nhằm xây dựng môi trường làm việc thống nhất cho chuỗi hơn 1.000 cửa hàng của mình.

Larksuite là phần mềm gì?

Larksuite là một nền tảng cộng tác tích hợp đa nhiệm đến từ Trung Quốc, cung cấp một loạt các công cụ để tối ưu hóa quá trình làm việc nhóm. Phát triển với mục tiêu giúp doanh nghiệp tổ chức công việc một cách hiệu quả hơn, Larksuite bao gồm các tính năng như trò chuyện nhóm, chia sẻ tệp tin, quản lý nhiệm vụ và thậm chí là họp trực tuyến. Lark xây dựng theo mô típ chat-centerd, tức là vận hành dựa trên một trung tâm giao tiếp để tối ưu hóa quy trình làm việc (tìm hiểu thêm Larksuite là gì ). 

Điểm nổi bật nhất của Larksuite là tính chất All in one, “đưa tất cả về một mối duy nhất”. Lark giải quyết các vấn đề muôn thưởu mà doanh nghiệp thường gặp phải, như luồng giao tiếp đứt gãy, quá tải thông tin, hệ thống rời rạc, phải sử dụng nhiều ứng dụng riêng lẻ để hỗ trợ. Hơn nữa, Lark không chỉ phù hợp với thương hiệu lớn như Haidilao, mà còn là lựa chọn hoàn hảo với các doanh nghiệp nhỏ, với bản free dành cho 50 user. 

Giải pháp mà Larksuite đem lại cho Haidilao

Giải pháp mà Larksuite đem lại cho Haidilao không chỉ giúp cho việc quản lý và trao đổi thông tin trở nên hiệu quả hơn, mà còn tạo ra một môi trường làm việc đồng bộ và linh hoạt. 

Đồng nhất luồng thông tin trên toàn hệ thống

Haidilao sở hữu đội ngũ nhân sự lên tới 100.000 nhân viên. Nhưng việc quản lý không gặp khó khăn gì nhờ có Lark. Tất cả chi nhánh của Haidilao có thể truy cập cùng một bộ tài liệu công việc. Khi có bất cứ thay đổi nào, nhân sự đều dễ dàng nắm bắt, dù đang hoạt động ở bất cứ đâu. 

Việc mở rộng ra môi trường quốc tế có thể gây nên những hiểu lầm trong cách hiểu và giải thích thuật ngữ. Lark giúp Haidilao giải quyết vấn đề này qua Lark Lingo, cung cấp tất cả các thuật ngữ được sử dụng thường xuyên trong nhà hàng. Cuốn “bách khoa toàn thư” này giúp Haidilao tiết kiệm thời gian khi đào tạo nhân viên mới, mà vẫn đảm bảo mọi người hiểu đúng và đủ về công việc. 

Khi có thông báo quan trọng, Haidilao sử dụng Lark Annoucement để cập nhật tới toàn bộ nhân sự. Các dữ liệu về khách hàng cũng được thống nhất, giảm tải quy trình chăm sóc thủ công như trước kia. Cụ thể, Haidilao sử dụng Lark Help Desk để tự động hóa hơn 70% Q&A phổ biến của khách hàng, giúp nhóm quản trị tiết kiệm tới hơn 60.000 giờ làm việc mỗi năm.

Gắn kết nội bộ nhờ những cuộc trò chuyện

Nhân viên và quản lý có thể giao tiếp nhanh chóng qua Lark Messenger mà không sợ nhầm lẫn tin nhắn cá nhân. Đặc biệt, Haidilao sử dụng Lark Momments như một mạng xã hội mini, tạo ra các chủ đề thảo luận để tất cả mọi người cùng thảo luận và đưa ra ý kiến, không kể là bộ phận văn phòng hay phục vụ. 

Hadilao thậm chí còn thành lập một team chuyên theo dõi các phản hồi trên Lark Momments và thực hiện theo các thay đổi được đề xuất. Điều này làm tăng cảm giác được lắng nghe, thấu hiểu từ phía nhân viên, giúp họ hài lòng hơn với công việc và sẵn sàng cống hiến hơn nữa. Đây là yếu tố quan trọng bởi Haidilao chú trọng dịch vụ khách hàng. Nếu nhân viên bất mãn, họ không thể thực hiện dịch vụ một cách chỉn chu nhất.

Số hóa quy trình làm việc tại nhà hàng

Để có chất lượng đồng nhất, bạn phải có quy trình đồng nhất. Với Lark Base, Haidilao hoàn toàn có thể giải quyết vấn đề này. Lark Base cho phép nhà hàng xây dựng quy trình làm việc chuẩn, cũng như những biểu mẫu công việc để nhân viên làm theo. 

Ví dụ, khi có vấn đề về thực phẩm, nhân viên có thể nhanh chóng gửi đơn trình bằng Lark Base Form. Form này đã được chuẩn hóa, nên thời gian làm việc sẽ cực kỳ nhanh chóng. Trước đó, để giải quyết vấn đề thực phẩm, Haidilao mất từ 2 - 3 ngày làm việc, nay giảm xuống còn vài giờ đồng hồ. Điều này tạo ưu thế cho thương hiệu trước sự cạnh tranh của các đối thủ, luôn đi trước và giải quyết nhanh mọi vấn đề. 

Hỗ trợ ban quản lý đưa ra quyết định sáng suốt

Các tính năng low-code của Lark giúp Haidilao tổng hợp dữ liệu về doanh thu và đưa ra đánh giá chính xác nhất từ các con số kinh doanh hằng ngày. Nhân viên kế toán nhà hàng phải dành nhiều thời gian để xem các báo cáo doanh thu, sau đó chờ sự hỗ trợ của các kỹ sư tổng hợp dữ liệu. Với Lark Base, họ đã có thể tự động hóa toàn bộ quy trình mà không phụ thuộc vào bất cứ ai.

Quản lý chi nhánh cũng không cần tốn thời gian chờ đợi kế toán viên tổng hợp báo cáo như trước kia. Việc giao tiếp giữa kế toán viên và ban quản lý trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết. Hơn nữa, khi có các con số mới nhập vào, biểu đồ phân tích dữ liệu để báo cáo cũng sẽ tự động làm mới. Bên cạnh đó là tính năng phân quyền truy cập để phân phối tới đúng đối tượng mà vẫn đảm bảo sự bảo mật.

Xem thêm: Ứng dụng của Larksuite trong ngành F&B

Việc Haidilao sử dụng Larksuite đã đem lại nhiều tín hiệu kinh doanh đáng mừng. Đây cũng là nguồn cảm hứng để các thương hiệu F&B khác có động lực chuyển đổi số, thay đổi tư duy quản lý của mình. Ngay cả những nhà hàng nhỏ, nhân sự ít kiến thức về IT cũng có thể sử dụng Larksuite một cách hiệu quả. Để được Tư vấn Triển khai Larksuite , bạn hãy liên hệ Pareto qua hotline 0979.765.097 hoặc email contact@pareto.vn!