[LARKSUITE CASE STUDY] Xiaomi sử dụng Larksuite để làm việc đa quốc gia

Công nghệ đang phát triển mạnh mẽ, cùng với đó là sự gia tăng của các đội ngũ làm việc từ xa. Việc duy trì sự liên kết và tương tác giữa các thành viên trở thành một thách thức không nhỏ. Xiaomi, một trong những gã khổng lồ công nghệ hàng đầu thế giới, đã nhận thức rõ điều này và lựa chọn Lark làm giải pháp cho vấn đề cộng tác. Trong bài viết này, Pareto sẽ khám phá case study Xiaomi sử dụng Larksuite và những bài học quý giá mà doanh nghiệp nào cũng có thể rút ra!

Giới thiệu về Tập đoàn Xiaomi

Được thành lập vào năm 2010 bởi Lei Jun và một nhóm các nhà sáng lập tài năng, Xiaomi đã nhanh chóng vươn lên thành một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu thế giới. Với triết lý “Công nghệ cho tất cả”, Xiaomi không chỉ tập trung vào việc phát triển sản phẩm mà còn chú trọng vào việc mang lại giá trị cho người tiêu dùng thông qua những sản phẩm chất lượng với mức giá phải chăng. Từ một công ty khởi nghiệp, Xiaomi đã mở rộng quy mô hoạt động và hiện có mặt tại hơn 100 quốc gia, phục vụ hàng triệu người dùng trên toàn cầu.

Sản phẩm của Xiaomi đa dạng và phong phú, từ điện thoại thông minh, máy tính bảng, đến các thiết bị gia dụng thông minh như máy lọc không khí, camera an ninh và hệ thống chiếu sáng thông minh. Không chỉ dừng lại ở phần cứng, Xiaomi còn phát triển hệ sinh thái dịch vụ với các ứng dụng và nền tảng IoT, tạo nên một mạng lưới kết nối liền mạch giữa các thiết bị. Điều này không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm người dùng mà còn củng cố vị thế của Xiaomi trên thị trường công nghệ toàn cầu.

Tính đa quốc gia là một trong những đặc trưng nổi bật trong hoạt động của Xiaomi. Công ty không chỉ chú trọng phát triển sản phẩm tại thị trường Trung Quốc mà còn mở rộng sang các khu vực khác như Ấn Độ, châu Âu và Đông Nam Á, thích ứng với nhu cầu và xu hướng của từng thị trường. Sự hiện diện toàn cầu này không chỉ giúp Xiaomi gia tăng doanh thu mà còn thúc đẩy đổi mới sáng tạo thông qua việc học hỏi và áp dụng các mô hình kinh doanh khác nhau, góp phần khẳng định vị thế của mình trên thị trường công nghệ quốc tế.

Insights về việc quản lý nội bộ Xiaomi

Xiaomi cung cấp một danh mục sản phẩm và dịch vụ đa dạng, từ smartphone đến thiết bị gia dụng thông minh và các giải pháp IoT. Sự phong phú này không chỉ mang lại cho người tiêu dùng nhiều sự lựa chọn mà còn tạo ra một khối lượng thông tin khổng lồ trong nội bộ. Nhiều phòng ban trong Xiaomi vẫn đang sử dụng các công cụ riêng rẽ để quản lý công việc, như email, phần mềm quản lý dự án, và ứng dụng chat. Sự thiếu đồng bộ này không chỉ gây khó khăn trong việc chia sẻ thông tin mà còn làm tăng nguy cơ nhầm lẫn và sai sót. Nhân viên có thể gặp khó khăn khi cần tìm kiếm thông tin hoặc kết nối với đồng nghiệp ở các phòng ban khác. 

Với sự hiện diện ở nhiều quốc gia, Xiaomi phải đối mặt với những thách thức về ngôn ngữ và múi giờ. Các nhân viên ở các quốc gia khác nhau có thể gặp khó khăn trong việc giao tiếp và hợp tác do sự khác biệt về văn hóa, thói quen làm việc và giờ làm việc. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc mà còn gây ra sự không đồng bộ trong các chiến lược và kế hoạch toàn cầu.

Để giải quyết những vấn đề này, Xiaomi cần một nền tảng làm việc all-in-one, giúp đồng bộ hóa tất cả các công cụ và quy trình quản lý vào một hệ thống duy nhất. Một nền tảng như vậy sẽ cho phép nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin, hợp tác trong thời gian thực và quản lý dự án một cách hiệu quả, bất kể họ ở đâu trên thế giới.

Xiaomi sử dụng Larksuite để tối ưu hóa quy trình

Tạo luồng giao tiếp trơn tru giữa các nhân viên

Trước khi áp dụng LarkSuite , các nhân viên thường phải trở thành bạn bè trên các nền tảng trò chuyện mới có thể giao tiếp, điều này đã tạo ra một rào cản lớn trong việc kết nối giữa các bộ phận khác nhau. Thực tế, các cuộc trò chuyện thường bị trôi đi nhanh chóng giữa hàng trăm nhóm chat, khiến cho việc theo dõi các chủ đề quan trọng trở nên khó khăn. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn dễ gây ra sự hiểu lầm và lãng phí thời gian cho nhân viên.

Nhằm khắc phục những khó khăn này, Xiaomi đã áp dụng tính năng liên hệ của LarkSuite, cho phép người dùng dễ dàng tìm thấy và kết nối với các bên liên quan trong tổ chức. Với tính năng này, nhân viên không cần phải trở thành bạn bè trước khi có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện, giúp mở rộng khả năng giao tiếp và kết nối giữa các bộ phận. Hơn nữa, LarkSuite tổ chức các cuộc hội thoại theo chuỗi, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và tham gia vào các cuộc thảo luận quan trọng mà không bị lạc mất thông tin giữa các nhóm chat khác nhau.

Dễ dàng chia sẻ và đồng bộ tài liệu

Bên cạnh vấn đề giao tiếp, Xiaomi còn phải vật lộn với việc quản lý tài liệu một cách hiệu quả. Hầu hết các tài liệu đều được lưu trữ cục bộ trong máy tính cá nhân của từng nhân viên, dẫn đến khó khăn trong việc xác định vị trí tài liệu, theo dõi các bản sửa đổi, và chia sẻ thông tin đúng hạn.

Sự xuất hiện của Lark Docs đã cách mạng hóa quy trình này. Bằng cách lưu trữ tài liệu trên đám mây, LarkDocs không chỉ giúp nhân viên dễ dàng truy cập và tìm kiếm tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào mà còn đảm bảo rằng tất cả các bản sửa đổi mới nhất đều được cập nhật tự động. Chức năng bình luận trong LarkDocs cho phép nhân viên trao đổi thông tin nhanh chóng và theo dõi công việc trong thời gian thực, đồng thời nhận thông báo trực tiếp về các cập nhật, giúp tăng cường sự hợp tác và cải thiện hiệu suất làm việc trong toàn bộ tổ chức.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Larksuite cho doanh nghiệp

Tăng hiệu quả của các cuộc họp online

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, các cuộc họp online đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các nhân viên và thúc đẩy quy trình ra quyết định. Tuy nhiên, Xiaomi đã nhận ra rằng nếu không được quản lý hiệu quả, các cuộc họp này có thể tiêu tốn thời gian và nguồn lực quý báu của công ty. Các cuộc họp thường diễn ra một chiều, thiếu sự phản hồi và đóng góp ý kiến từ người tham dự, dẫn đến việc không đạt được kết quả mong muốn và trở thành một hoạt động giá trị thấp.

Một trong những vấn đề lớn mà Xiaomi phải đối mặt là việc nhân viên thường tập trung vào việc thiết kế các bản trình bày PowerPoint một cách hấp dẫn thay vì chú trọng vào nội dung. Việc chia sẻ các tài liệu có dung lượng lớn cũng gây khó khăn trong quá trình tổ chức họp. Khi các cuộc họp không đạt hiệu quả, khả năng đổi mới và sáng tạo của nhân viên cũng bị hạn chế, dẫn đến lãng phí nguồn lực và tăng chi phí nhân công. 

Bằng cách sử dụng Lark Docs, Xiaomi đã có thể giảm thời gian dành cho việc thiết kế và trình bày tài liệu. Tất cả các tài liệu cần thiết cho cuộc họp được lưu trữ trên đám mây, giúp dễ dàng truy cập và chia sẻ giữa các thành viên tham gia. Đặc biệt, giải pháp SamePage Meeting đã cho phép Xiaomi tổ chức một cuộc họp với 90 người tham dự, tập trung vào việc brainstorming ý tưởng cho hình đại diện mới của trợ lý kỹ thuật số AI, Xiao AI. Kết quả là trong chỉ một giờ họp, đã có hơn 200 nhận xét được đưa ra, cùng với việc tạo ra hơn năm nhóm chủ đề mới.

Theo Wang Chuan, đồng sáng lập và phó chủ tịch Xiaomi, Lark đã giúp mọi người thống nhất quan điểm trong các cuộc họp, bất kể múi giờ hay địa điểm. Nhờ đó, công ty đã giảm 5% thời gian họp, đồng nghĩa với việc tăng thêm 5% thời gian làm việc hiệu quả cho từng nhân viên. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng các cuộc họp mà còn tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và sáng tạo hơn, giúp Xiaomi tối ưu hóa nguồn lực và tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.

Giải quyết vấn đề lệch múi giờ

Khi hoạt động trên quy mô toàn cầu, Xiaomi phải đối mặt với một thách thức lớn: sự chênh lệch múi giờ giữa các đội ngũ làm việc tại nhiều châu lục khác nhau. Việc chọn lựa một thời gian thích hợp cho tất cả các bên tham gia vào các cuộc họp đồng bộ trở nên khó khăn, nếu không muốn nói là gần như không thể.

Xiaomi đã áp dụng tính năng Calendar của LarkSuite để hỗ trợ việc lên lịch và phối hợp liên lạc giữa các phòng ban tại các địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, do khoảng thời gian trùng lặp giữa các khu vực rất hẹp, việc tổ chức các cuộc họp đồng bộ vẫn rất hiếm khi xảy ra.Để tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sự cần thiết phải tổ chức họp, Xiaomi đã chuyển sang cuộc họp không đồng bộ. Thay vì lên lịch các cuộc họp theo múi giờ khác nhau, các trưởng bộ phận gửi thông tin dự án cho nhân viên và các bên liên quan qua một tài liệu Lark Doc. 

Tính năng này cho phép mọi người cùng cộng tác trên cùng một tài liệu mà không cần phải gặp mặt trực tiếp, giúp các thành viên trong nhóm có thể làm việc thuận tiện hơn mà không bị ràng buộc bởi múi giờ. Khi trưởng nhóm gửi thông điệp qua nhóm chat và tài liệu Lark, các nhân viên có thể đóng góp thông tin của họ theo múi giờ làm việc của mình trước deadline.

Hơn nữa, LarkSuite còn hỗ trợ dịch hơn 100 ngôn ngữ khác nhau, giúp nhân viên thoải mái làm việc và giao tiếp bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của họ. Cách tiếp cận này giúp Xiaomi tối ưu hóa các cuộc họp, chỉ tổ chức khi thực sự cần thiết, từ đó nhân viên có thêm thời gian để động não và đóng góp ý kiến bằng ngôn ngữ ưa thích của họ. 

Xem thêm: Case study Haidilao sử dụng Larksuite

Case study về việc Xiaomi sử dụng LarkSuite cho thấy tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ trong quản lý giao tiếp và hợp tác nội bộ, đặc biệt là trong một môi trường đa quốc gia. Với sự phát triển nhanh chóng của công ty và sự đa dạng trong sản phẩm, việc quản lý thông tin và giao tiếp hiệu quả trở thành điều thiết yếu để duy trì sự cạnh tranh. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của Pareto và hãy tiếp tục ủng hộ website trong thời gian tới nhé!