Ứng dụng Larksuite trong quản lý doanh nghiệp ngành dịch vụ

Trong thời đại số hóa, các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ đang tìm kiếm những giải pháp công nghệ toàn diện để nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu hóa quy trình và tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm. Larksuite, một nền tảng hợp tác toàn diện, đang được các doanh nghiệp ghi nhận như một giải pháp đầy hứa hẹn nhằm nâng cao hiệu quả quản lý. Hãy cùng Pareto.vn khám phá chi tiết về Larksuite và cách nó có thể cách mạng hóa hoạt động kinh doanh dịch vụ của bạn!

Tổng quan về phần mềm Larksuite

Larksuite, còn được gọi là Feishu tại thị trường Trung Quốc, là một nền tảng hợp tác toàn diện được phát triển bởi ByteDance. Sự có mặt của Lark Suite được kỳ vọng giúp các doanh nghiệp ở Việt Nam tiến đến gần hơn với “Văn phòng số” - mô hình môi trường làm việc sẽ phát triển trong tương lai. Phần mềm tích hợp nhiều công cụ và tính năng thiết yếu cho doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất, bao gồm nhắn tin, video hội nghị, quản lý tài liệu, lịch, quản lý dự án và nhiều hơn nữa. 

Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất, đẩy mạnh sự liên kết nội bộ và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc. Larksuite được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của tất cả các ngành nghề. Trong đó phải kể đến lĩnh vực thương mại dịch vụ, nơi giao tiếp hiệu quả và quản lý thông tin là chìa khóa để thành công.

Các tính năng chính của phần mềm Larksuite

Giao tiếp tích hợp

Larksuite cung cấp một hệ thống nhắn tin đa năng cho phép giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả trong tổ chức. Người dùng có thể tạo các nhóm chat, gửi tin nhắn trực tiếp, và thậm chí tích hợp các bot để tự động hóa các tác vụ thông thường. Tính năng video call và audio call được tích hợp sẵn, cho phép các cuộc họp trực tuyến diễn ra một cách mượt mà.

Quản lý tài liệu và cộng tác

Với Larksuite Docs, người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình trực tuyến. Tính năng cộng tác thời gian thực cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu đồng thời, tăng cường hiệu quả và giảm thời gian chờ đợi.

Quản lý dự án và công việc

Larksuite cung cấp các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, cho phép người dùng tạo và theo dõi các nhiệm vụ, thiết lập thời hạn và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm. Bảng Kanban trực quan giúp việc theo dõi tiến độ dự án trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Lịch và quản lý thời gian

Tính năng lịch tích hợp của Larksuite cho phép người dùng lên lịch các cuộc họp, sự kiện và deadline một cách hiệu quả. Phần mềm cũng hỗ trợ đồng bộ hóa với các ứng dụng lịch phổ biến khác, đảm bảo mọi người luôn cập nhật với lịch trình mới nhất.

Tự động hóa quy trình làm việc

Larksuite cung cấp các công cụ tự động hóa mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp tạo ra các quy trình làm việc tùy chỉnh để tối ưu hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong các quy trình công việc hàng ngày.

Phân tích và báo cáo

Với các công cụ phân tích tích hợp, Larksuite cho phép doanh nghiệp theo dõi hiệu suất, phân tích xu hướng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Các bảng điều khiển tùy chỉnh và báo cáo tự động giúp lãnh đạo doanh nghiệp luôn nắm bắt được tình hình hoạt động.

Lợi ích của Larksuite với doanh nghiệp ngành dịch vụ

Tăng cường hiệu quả giao tiếp

Trong ngành dịch vụ, giao tiếp hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Larksuite cung cấp một nền tảng tập trung cho tất cả các hình thức giao tiếp, từ tin nhắn nhanh đến video call, giúp giảm thiểu sự chậm trễ và hiểu nhầm trong quá trình trao đổi thông tin.

Thay vì doanh nghiệp phải sử dụng quá nhiều công cụ, khiến việc giao tiếp bị phân mảnh như Zalo, Facebook Messenger, Telegram…. Nhân sự sử dụng Zalo cả trong công việc và cuộc sống riêng, dễ bị thiếu tập trung trong công việc, giảm hiệu quả công việc. 

Larksuite Messenger tích hợp chat trực tiếp, chat theo nhóm, video call…giúp doanh nghiệp dịch vụ chuyển dịch tất cả việc trao đổi nội bộ - công việc – dự án lên Lark. Một trung tâm – đầu mối duy nhất, nhân sự tập trung và hiệu quả công việc được nâng cao.

Cải thiện quản lý dự án và công việc

Đối với các doanh nghiệp dịch vụ thường xuyên phải đối mặt với nhiều dự án cùng lúc, khả năng quản lý hiệu quả là vô cùng quan trọng. Công cụ quản lý dự án của Larksuite giúp các nhóm theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ và đảm bảo mọi dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

Từ việc từng cá nhân lên Tasklist – To do list, kế hoạch công việc của cá nhân, đến việc quản lý dự án phân công đầu mục công việc cho nhân sự, theo dõi tiến độ và báo cáo công việc. Tất cả được xử lý thuận lợi trên Tasks và Base của Larksuite.

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót. Larksuite cho phép doanh nghiệp tạo ra các quy trình làm việc tùy chỉnh, bao gồm phạm vi dự án, giao việc cho các thành viên trong nhóm, thứ tự ưu tiên, theo dõi thời hạn,…

Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, quy trình làm việc là hết sức quan trọng. Một quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa, phân chia nhiệm vụ rõ ràng sẽ hạn chế các sai sót không đáng có. Mỗi khách hàng đều nhận được dịch vụ với chất lượng ngang nhau, không phụ thuộc vào một cá nhân cụ thể nào. Nhờ chất lượng ổn định, bạn sẽ tạo cảm giác an toàn, tin tưởng và sự trung thành từ phía khách hàng. 

Tăng cường sự hợp tác

Khả năng cộng tác thời gian thực trên các tài liệu và dự án giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn, ngay cả khi họ không ở cùng một địa điểm. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến.

Ngoài tính năng Lark Messenger để chat nội bộ, Larksuite còn cung cấp các mẫu template có sẵn để phục vụ quá trình cộng tác hội nhóm trong doanh nghiệp. Ví dụ, nếu muốn có một sơ đồ tổ chức trực quan, nhà quản lý có thể dùng mẫu Organization Chart. Mẫu này cung cấp hình ảnh tổng quát về các cá nhân và từng phòng ban trong công ty, từ đó mọi người hiểu nên hợp thế nào để đạt tới mục tiêu chung.

Cải thiện quản lý khách hàng

Với khả năng tích hợp với các hệ thống CRM, Larksuite giúp doanh nghiệp dịch vụ quản lý thông tin khách hàng hiệu quả hơn. Điều này dẫn đến việc cung cấp dịch vụ cá nhân hóa và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Khi tích hợp hệ thống CRM lên Larksuite, các nhà quản lý không cần tạo báo cáo thủ công hàng tuần, vì những thông tin quan trọng nhất đề được trực quan hóa trên Lark Base. Ngoài ra, Lark còn có tính năng thông báo tự động khi có cập nhật mới về lead, từ đó nhà quản lý phản ứng nhanh với bất cứ thay đổi nào liên quan đến khách hàng. Như vậy, sau khi dùng Lark, doanh nghiệp có thể thấy sự gia tăng đáng kể về doanh thu và số lượng lead.

Phân tích dữ liệu và ra quyết định

Công cụ phân tích của Larksuite cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất hoạt động, xu hướng khách hàng và cơ hội kinh doanh. Điều này cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu, dẫn đến chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.

Cụ thể, nhà quản lý có thể dùng các template Phân tích Dữ liệu trên Lark mà không cần lập bảng biểu thủ công trên Excel. Template này bao gồm tiêu đề báo cáo, mục đích, các nguồn thu thập dữ liệu, chỉ số chính, xu hướng, kết luận và đề xuất. 

Tiết kiệm chi phí

Theo thống kê của Harvard Business Review, các doanh nghiệp bỏ ra số tiền không hề nhỏ cho việc mua bản quyền các phần mềm quản lý. Bằng cách tích hợp nhiều công cụ vào một nền tảng duy nhất, Larksuite giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể so với việc sử dụng nhiều giải pháp riêng lẻ mà vẫn tối đa hiệu quả sử dụng. Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành dịch vụ, vốn là các tổ chức không có nguồn ngân sách lớn. 

Ứng dụng cụ thể của Larksuite trong các lĩnh vực dịch vụ

Larksuite được thiết kế để trở nên phù hợp với rất nhiều mô hình kinh doanh dịch vụ:

• Dịch vụ ăn uống: Larksuite có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cafe. Chẳng hạn, người dùng Việt Nam có thể tích hợp Larksuite với iPOS. Thông tin khách hàng, thông tin tồn kho nguyên liệu sẽ được đồng bộ lên Lark Base. Nhân viên làm báo cáo cuối ca ngay trên form báo cáo của Lark, tự động thông báo cho ban quản lý khi đã điền xong form.
• Dịch vụ tư vấn: Các công ty tư vấn có thể sử dụng Larksuite để quản lý dự án, chia sẻ tài liệu với khách hàng một cách an toàn. Ngoài ra còn có thể tổ chức các cuộc họp trực tuyến để tư vấn cho khách hàng từ xa. Tính năng phân tích cũng giúp họ theo dõi hiệu suất và đưa ra các đề xuất dựa hợp lý dựa trên dữ liệu khách hàng cung cấp.

• Dịch vụ chăm sóc sức khỏe: Các cơ sở y tế có thể sử dụng Larksuite để lên lịch hẹn, quản lý hồ sơ bệnh án, và tổ chức các cuộc tư vấn từ xa. Tính năng bảo mật cao đảm bảo thông tin bệnh nhân được bảo vệ an toàn.

• Dịch vụ khách sạn và du lịch: Trong ngành khách sạn và du lịch, Larksuite có thể được sử dụng để quản lý đặt phòng, lên lịch tour du lịch, và điều phối nhân viên. Tính năng giao tiếp tức thì giúp giải quyết nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng.

• Dịch vụ tài chính: Các tổ chức tài chính có thể tận dụng khả năng bảo mật cao của Larksuite để chia sẻ thông tin nhạy cảm mà không sợ bị rò rỉ. Đồng thời, Lark cho phép người dùng sử dụng các công cụ phân tích để đánh giá rủi ro và xu hướng thị trường.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Larksuite cho doanh nghiệp

Thách thức và giải pháp khi triển khai Larksuite

Sở hữu nhiều ưu điểm tuyệt vời là vậy, nhưng Larksuite vẫn là một cái tên khá mới lạ trên thị trường Việt Nam. Điều này đem đến một số khó khăn khi triển khai như:

• Đào tạo nhân viên

Thách thức: Việc áp dụng một nền tảng mới có thể gặp phải sự kháng cự từ nhân viên quen với các công cụ cũ.

Giải pháp: Tổ chức các buổi đào tạo chi tiết, cung cấp tài liệu hướng dẫn, và khuyến khích việc học hỏi lẫn nhau giữa các nhân viên.

• Tích hợp với hệ thống hiện có

Thách thức: Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tích hợp Larksuite với các hệ thống và quy trình hiện có.

Giải pháp: Tận dụng API và các tùy chọn tích hợp của Larksuite, đồng thời làm việc chặt chẽ với đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ.

• Bảo mật dữ liệu

Thách thức: Đảm bảo an toàn cho dữ liệu nhạy cảm của khách hàng và doanh nghiệp.

Giải pháp: Tận dụng các tính năng bảo mật mạnh mẽ của Larksuite, bao gồm mã hóa end-to-end, xác thực hai yếu tố, và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò.

Tư vấn triển khai Larksuite cho doanh nghiệp ngành dịch vụ - Pareto

Bỏ qua các thách thức trong thời điểm hiện tại, Larksuite là một lựa chọn cực kỳ tiềm năng cho các doanh nghiệp ngành dịch vụ. Bởi trong tương lai, Larksuite sẽ không ngừng phát triển để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của lĩnh vực thương mại dịch vụ. Với Lark, chúng ta có thể kỳ vọng vào:

• Tích hợp AI và học máy sâu hơn để cung cấp các phân tích và dự đoán chính xác hơn.

• Mở rộng khả năng tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng ngành dịch vụ.

• Tăng cường tính năng thực tế ảo và thực tế tăng cường để hỗ trợ làm việc từ xa và đào tạo nhân viên.

• Cải thiện khả năng tích hợp với các nền tảng IoT để thu thập và phân tích dữ liệu trong thời gian thực.

Như vậy, câu hỏi đặt ra không phải là có nên dùng Larksuite hay không, mà là nên triển khai Larksuite như thế nào. Đây là bài toán khó đối với các doanh nghiệp nhỏ lẻ, nơi quy trình làm việc còn mang nặng tính thủ công và nhân sự còn chưa có tư duy đổi mới. 

Để tận dụng tối đa tiềm năng của Larksuite, doanh nghiệp cần có chiến lược triển khai cẩn thận, đầu tư vào đào tạo nhân viên, và liên tục cập nhật với những tính năng mới nhất. Và hơn hết, cần có một đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm tư vấn – triển khai Larksuite cho doanh nghiệp. Pareto Tech là đơn vị tiên phong cung cấp Dịch vụ Tư vấn Triển khai Larksuite cho doanh nghiệp tại Hải Phòng và Quảng Ninh.Để được tư vấn chi tiết hơn, bạn hãy liên hệ với Pareto qua 0979.765.097 - 0979.386.853!           

Larksuite đang nổi lên như một giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ, cung cấp một loạt các tính năng và lợi ích giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc ứng dụng Larksuite trong quản lý doanh nghiệp ngành dịch vụ có thể là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp dịch vụ vượt trội và phát triển bền vững. Cảm ơn bạn đã  theo dõi bài viết và hãy tiếp tục ủng hộ Pareto trong thời gian tới!