Bản kế hoạch kinh doanh trung tâm ngoại ngữ đầy đủ, chi tiết nhất

Bản kế hoạch kinh doanh trung tâm ngoại ngữ không chỉ là bước khởi đầu, mà còn là nền tảng vững chắc cho sự thành công lâu dài. Kế hoạch này không chỉ giúp chủ đầu tư xác định rõ chiến lược, phương thức tiếp cận thị trường, đảm bảo việc quản lý tài chính, nhân sự và các nguồn lực một cách hiệu quả. Tuy nhiên, đối với những người mới kinh doanh, đây là nhiệm vụ khá khó khăn. Trong bài viết này, Pareto sẽ phân tích xem một kế hoạch mở trung tâm ngoại ngữ có những gì, từ đó giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất!

Bản kế hoạch kinh doanh trung tâm ngoại ngữ có những gì?

Không có một bản kế hoạch nào là hoàn hảo nhất, vì mỗi người sẽ dựa vào kinh nghiệm và hoàn cảnh thực tế để điều chỉnh cho phù hợp. Tuy nhiên, một bản kế hoạch cơ bản sẽ bao gồm những nội dung quan trọng sau đây để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.

Tóm tắt về trung tâm

Phần đầu tiên trong bản kế hoạch kinh doanh trung tâm ngoại ngữ là tóm tắt thông tin, bao gồm:

• Thông tin cơ bản: Bao gồm tên trung tâm, địa chỉ, thông tin liên hệ,…
• Mô hình kinh doanh trung tâm ngoại ngữ: Ví dụ, mô hình kinh doanh là học offline, học trực tuyến hay kết hợp cả hai. Ngoài ra có kết hợp dịch vụ tư vấn, làm hồ sơ du học hay không?
• Định hướng phát triển trung tâm ngoại ngữ: Nêu các tầm nhìn, định hướng phát triển trong tương lai. Ví dụ, "Trở thành một trong những trung tâm ngoại ngữ hàng đầu trong việc đào tạo tiếng Anh, cung cấp nền tảng học tập toàn diện và sáng tạo cho học viên ở mọi lứa tuổi."

Phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh

Để phân tích thị trường cho bản kế hoạch kinh doanh trung tâm ngoại ngữ, bạn cần xây dựng một báo cáo chi tiết dựa trên các yếu tố sau:

• Quy mô thị trường: Bạn cần xác định tổng dân số và phân tích cơ cấu dân số (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn). Ví dụ, Hải Phòng có khoảng 2 triệu dân, sau đó phân loại được số người trong độ tuổi học ngoại ngữ như học sinh, sinh viên và người đi làm. Các yếu tố như phát triển kinh tế, hội nhập quốc tế, nhu cầu học ngoại ngữ phục vụ công việc hoặc du học cũng sẽ tác động đến nhu cầu học ngoại ngữ.
• Đối thủ cạnh tranh: Phân tích các đối thủ chính trong khu vực, ví dụ ở Hải Phòng cùng dạy IELTS có các trung tâm lớn như PEC, GIGI, AMES, ILA,… Bạn cũng phải làm rõ quy mô, sức mạnh riêng của từng đối thủ, các phương pháp, dịch vụ mà họ cũng cấp, cũng như giá cả. Ngoài ra, hãy nghiên cứu cả điểm yếu của họ, từ đó bạn mới có thể làm mình nổi bật hơn.
• Tiềm năng tăng trưởng: Dựa trên nhu cầu học ngoại ngữ ngày càng gia tăng, bạn có thể dự báo mức tăng trưởng nhu cầu học ngoại ngữ trong khu vực. Ví dụ, Hải Phòng ngày càng có nhiều công ty, nhà máy của Hàn Quốc mở ra. Nhu cầu học tiếng Hàn tại đây cũng vì thế mà tăng mạnh, lên đến 10 - 15% mỗi năm.
• Các yếu tố khác cần xem xét: Ngoài ra, bạn cần đánh giá các yếu tố khác như chính sách nhà nước, thói quen học của người tiêu dùng và đặc điểm văn hóa từng địa phương. Ví dụ, ở các thành phố lớn, mọi người không ngại học online qua các ứng dụng như Zoom, Google Meet. 

Thông tin về sản phẩm, dịch vụ

Tiếp theo trong bản kế hoạch kinh doanh trung tâm ngoại ngữ, bạn cần cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ:

• Đối tượng học viên hướng tới: Trung tâm ngoại ngữ có nhiều khóa học, mỗi khóa học có thể nhắm vào một hoặc nhiều đối tượng học viên. Ví dụ, trẻ em, học sinh thi ILETS cho kỳ thi đại học, người đi làm học giao tiếp, học sinh chuẩn bị đi du học, hay thậm chí là người học chỉ vì đam mê,…
• Thời gian học: Các khóa học ngoại ngữ có thể chia ra làm cấp tốc/ngắn hạn và dài hạn. Ví dụ, khóa học ngắn hạn cho người muốn cải thiện kỹ năng trong thời gian ngắn. Còn khóa dài hạn dành cho người muốn xây dựng kiến thức nền tảng.
• Học phí: Với khóa học cơ bản, dành cho người mới, học phí sẽ thấp. Các khóa học nâng cao nền tảng Tiếng Anh sẽ có học phí cao hơn. Những khóa chuyên luyện thi chuyên sâu, target điểm cao sẽ có học phí cao hơn, tùy vào độ khó của chương trình. Ví dụ, thi TOEIC dễ hơn ILETS nên học phí sẽ rẻ hơn. 
• Số lượng học viên mỗi khóa: Đó có thể là lớp nhỏ (5-10 học viên), lớp trung bình (15-20 học viên) và lớp đông (30 người trở lên). Việc xác định số lượng học viên mỗi khóa cần dựa trên không gian lớp học và định hướng phát triển của trung tâm ngoại ngữ. 
• USP khóa học: USP là điểm mạnh đặc biệt giúp trung tâm ngoại ngữ của bạn nổi bật so với đối thủ. Ví dụ, giáo viên bản ngữ, phương pháp giảng dạy 1-0-2, cam kết đầu ra, hay có chương trình loyalty cực ưu đãi.

Kế hoạch nhân sự

Kế hoạch nhân sự cũng là nội dung không thể thiếu khi mở trung tâm ngoại ngữ:

• Xác định cơ cấu các phòng ban: Các phòng ban trong một trung tâm ngoại ngữ có thể được chia thành nhiều bộ phận chính. Ví dụ, phòng Hành chính Nhân sự, phòng Giảng dạy, phòng Sale & Marketing, phòng Kế toán, phòng Chăm sóc học viên và Ban giám đốc.
• Nhiệm vụ trách nhiệm mỗi phòng ban: Phải nêu rõ nhiệm vụ trách nhiệm mỗi phòng ban để không có sự chồng lấn. Ví dụ, phòng Hành chính nhân sự sẽ quản lý hồ sơ học viên, tài liệu, văn bản hành chính. Phòng CSKH sẽ sắp xếp lớp học, hỗ trợ học viên trong quá trình đăng ký, và các vấn đề liên quan đến dịch vụ.
• Thứ bậc và mức lương: Điều này cũng phải được làm rõ vì có liên quan đến kế hoạch tài chính của trung tâm. Ví dụ, phòng marketing của trung tâm có bao nhiêu người, trưởng phòng lương bao nhiêu, chuyên viên lương bao nhiêu,….
• Số lượng nhân sự: Số lượng nhân sự phải phụ thuộc vào quy mô kinh doanh. Những trung tâm lớn có đến 20 - 30 nhân viên trở lên. Trong khi đó, những trung tâm nhỏ thường chỉ dưới 10 nhân sự, có thể outsource bên ngoài khi cần.

Kế hoạch marketing truyền thông

Một số nội dung trong kế hoạch marketing của trung tâm ngoại ngữ bao gồm:

• Định vị thương hiệu: Bộ nhận diện thương hiệu giúp trung tâm ngoại ngữ tạo dựng sự chuyên nghiệp và dễ dàng nhận diện trong tâm trí khách hàng. Trong đó bao gồm logo, màu sắc, font chữ, hình ảnh, slogan, tagline,… Định vị thương hiệu giúp bạn xác định rõ ràng trung tâm ngoại ngữ của bạn sẽ mang đến giá trị gì khác biệt so với đối thủ. Ví dụ, thị trường mục tiêu là gì, USP là gì,…
• Các kênh truyền thông: Để quảng bá và tiếp cận khách hàng, bạn cần xác định các kênh truyền thông phù hợp.  Ví dụ, hầu hết các trường học, trung tâm đào tạo đều có website và fanpage Facebook, nên bạn phải tập trung vào hai kênh chính này. Ngoài ra, nếu có kinh phí có thể đầu tư vào TikTok, Instagram hay thậm chí là Threads,…
• Ngân sách truyền thông: Bạn phải tính toán % bỏ ra cho ngân sách truyền thông marketing. Sau đó, phân bổ ngân sách cho từng hoạt động marketing. Ví dụ, bao nhiêu % cho phát triển content, bao nhiêu % cho chạy ads, bao nhiêu % cho thiết kế website và SEO web,…

Kế hoạch tài chính

Không thể thiếu trong bản kế hoạch kinh doanh trung tâm ngoại ngữ là kế hoạch tài chính. Trong đó có:

• Xác định mục tiêu tài chính: Chi phí mở trung tâm là bao nhiêu? Doanh thu để duy trì hoạt động trong những tháng đầu (thường từ 3-6 tháng) cho đến khi có lợi nhuận? Mục tiêu dài hạn là gì, cần doanh thu bao nhiêu để mở rộng quy mô?
• Dự toán chi phí ban đầu: Đây là những khoản chi phí cần thiết để bắt đầu kinh doanh. Ví dụ, chi phí thuê mặt bằng, thiết bị học tập, chi phí thiết kế không gian, chi phí pháp lý,….
• Dự toán chi phí vận hành: Đây là nội dung quan trọng trong kế hoạch vận hành trung tâm ngoại ngữ. Bao gồm, lương nhân viên, chi phí thuê mặt bằng, hóa đơn tiện ích, chi phí marketing,…
• Dự toán doanh thu: Dựa trên định giá khóa học và số lượng học viên để tính toán mức doanh thu dự kiến. Ngoài ra có thể có các nguồn thu khác như bán tài liệu, mở dịch vụ tư vấn,… 

Xem thêm: A-Z kế hoạch thu hút học viên cho trung tâm  

Các bước lên kế hoạch mở trung tâm ngoại ngữ

Mở trung tâm ngoại ngữ là một dự án kinh doanh đầy tiềm năng, nhưng cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết. Dưới đây là các bước để lên kế hoạch mở trung tâm ngoại ngữ:

• Phác thảo ý tưởng kinh doanh: Ý tưởng kinh doanh đến từ chính bản thân bạn, người mở trung tâm. Ngoài ra, bạn có thể nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng, lựa chọn mô hình đào tạo và các đặc điểm cạnh tranh.
• Xác định mục tiêu kinh doanh: Xác định các mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn của trung tâm. Ví dụ, xây dựng một đội ngũ giáo viên chuyên nghiệp, tuyển sinh số lượng học viên lớn, mở rộng quy mô sau 1 - 2 năm. Những mục tiêu này phải thực tế, có thể đo lường được để dễ dàng đánh giá.
• Xác đinh các bước để đạt mục tiêu: Với mỗi mục tiêu, bạn phải xác định các bước để đạt mục tiêu đó. Ví dụ, với mục tiêu tăng tương tác cho thương hiệu, bạn phải phân ra các nhiệm vụ như làm content cho fanpage, thiết kế và SEO website, xây kênh TikTok,…
• Lên timeline thực hiện: Cuối cùng, bạn nên có timeline cụ thể cho từng đầu việc.Ví dụ, tháng đầu tiên sẽ dành cho nghiên cứu thị trường và phác thảo ý tưởng. Tháng thứ 2 - 4 để tìm mặt bằng, xây dựng cơ sở vật chất và tuyển nhân sự,… 

Những rủi ro khi mở trung tâm ngoại ngữ là gì?

Khi lên bản kế hoạch kinh doanh trung tâm ngoại ngữ, bạn cần lưu ý một số điểm như sau:

• Cạnh tranh gay gắt: Thị trường trung tâm ngoại ngữ thường rất cạnh tranh, với nhiều đơn vị lớn và nhỏ đang hoạt động. Việc có nhiều sự lựa chọn cho học viên có thể khiến trung tâm của bạn gặp khó khăn trong việc thu hút và giữ chân khách hàng. Để hạn chế rủi ro này, bạn phải có chiến lược marketing chuyên nghiệp, xác định USP để nổi bật trước các đối thủ (tham khảo chiến lược marketing cho trung tâm ngoại ngữ ).
• Chất lượng giáo viên: Giáo viên là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của một trung tâm ngoại ngữ. Việc tuyển dụng giáo viên chất lượng cao, đặc biệt là giáo viên bản ngữ, có thể gặp khó khăn. Ví dụ, từng có trung tâm Tiếng Anh lớn ở Việt Nam dính “phốt” giáo viên làm bằng giả. Nếu không cẩn thận khi tuyển dụng, bạn có thể gặp phải tình huống này và ảnh hưởng rất xấu đến uy tín trung tâm.
• Khó khăn trong việc duy trì học viên: Mất học viên sau một thời gian ngắn là tình huống khá phổ biến. Ví dụ, học viên chỉ học khóa cơ bản trong 1 - 2 tháng, sau đó xin nghỉ. Nguyên nhân có thể là do học viên không hài lòng về chương trình học, giáo viên, hoặc môi trường học tập.
• Quản lý tài chính và chi phí: Việc quản lý chi phí không hiệu quả hoặc chi phí cố định cao (như tiền thuê mặt bằng, lương giáo viên) có thể khiến trung tâm gặp khó khăn về tài chính. Nếu không có nhiều ngân sách, bạn hãy tham khảo những phương pháp tối ưu chi phí nhất, chứ chưa cần mở một trung tâm to đẹp ngay từ đầu. 

Trên đây là tổng hợp thông tin về bản kế hoạch kinh doanh trung tâm ngoại ngữ đầy đủ nhất. Bản kế hoạch này không chỉ là bản phác thảo những bước đi đầu tiên, mà còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của trung tâm. Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn và hãy tiếp tục theo dõi website Pareto thời gian tới nhé!