Tổng đài ảo VoIP là gì? Giải pháp gọi điện hiệu quả cho DN

Pareto Tác giả Pareto 24/10/2024 15 phút đọc

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, tổng đài ảo VoIP đang nổi lên như một giải pháp không thể thiếu cho các doanh nghiệp. Khác biệt với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo VoIP sử dụng công nghệ Internet để thực hiện các cuộc gọi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. Vậy tổng đài ảo VoIP là gì? Hãy tìm hiểu cùng Pareto trong bài viết này nhé!

Tổng đài ảo VoIP là gì?

Tổng đài ảo VoIP (Voice over Internet Protocol) là một hệ thống truyền thông giúp doanh nghiệp thực hiện và nhận cuộc gọi qua Internet thay vì sử dụng các đường dây điện thoại truyền thống. Tổng đài này không chỉ đơn thuần là một công cụ gọi điện, mà còn tích hợp nhiều tính năng hiện đại như tự động trả lời, ghi âm cuộc gọi, và phân tích dữ liệu, giúp tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng và quản lý thông tin.

Vậy điểm khác biệt giữa tổng đài truyền thống và tổng đài ảo VoIP là gì? Dưới đây là bảng so sánh tổng quan:

So sánh

Tổng đài VoIP

Tổng đài truyền thống

Công nghệ sử dụng

Sử dụng Internet để thực hiện cuộc gọi

Sử dụng đường dây điện thoại cố định

Chi phí

Chi phí đầu tư thấp, tiết kiệm chi phí cuộc gọi

Chi phí đầu tư cao, đặc biệt cho cuộc gọi đường dài

Tính linh hoạt

Dễ dàng mở rộng, có thể sử dụng từ xa

Giới hạn về số lượng cuộc gọi cùng lúc, khó mở rộng

Tính năng tích hợp

Tích hợp nhiều tính năng hiện đại (IVR, ghi âm)

Ít tính năng tích hợp, chủ yếu cho cuộc gọi cơ bản

Quản lý cuộc gọi

Cung cấp báo cáo và phân tích cuộc gọi chi tiết

Quản lý cuộc gọi đơn giản, ít dữ liệu phân tích

Tổng đài ảo voip là gì
Tổng đài ảo VoIP là một hệ thống giúp doanh nghiệp thực hiện và nhận cuộc gọi qua Internet

Lợi ích khi sử dụng tổng đài ảo VoIP

Tổng đài ảo VoIP đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng:

  • Tiết kiệm chi phí: Tổng đài ảo VoIP không yêu cầu đầu tư lớn vào thiết bị phần cứng như tổng đài truyền thống. Doanh nghiệp chỉ cần một kết nối Internet ổn định và một thiết bị tương thích. Chi phí các cuộc gọi cũng rẻ hơn nhiều so với tổng đài truyền thống. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành và cải thiện lợi nhuận.
  • Dễ dàng tích hợp với các phần mềm CRM, ERP: ổng đài ảo VoIP có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý khách hàng (CRM) và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Điều này giúp tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng và theo dõi thông tin khách hàng hiệu quả hơn​. Qua việc tích hợp, doanh nghiệp có thể thu thập và phân tích dữ liệu cuộc gọi để tối ưu hóa quy trình và cải thiện dịch vụ, từ đó tăng cường trải nghiệm khách hàng​.
  • Linh hoạt và bảo mật cao: Các nhà cung cấp tổng đài VoIP thường đầu tư vào công nghệ bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu và thông tin cuộc gọi. Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm hơn trong việc xử lý thông tin nhạy cảm.
  • Hỗ trợ đa dạng các kênh giao tiếp: Bên cạnh cuộc gọi thoại, tổng đài VoIP còn hỗ trợ tin nhắn văn bản, video call và các hình thức giao tiếp khác, tạo nên một hệ sinh thái giao tiếp đa dạng cho doanh nghiệp​.
Ưu điểm của tổng đài ảo voip
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn so với tổng đài truyền thống

Các loại tổng đài ảo VoIP phổ biến

Các loại tổng đài VoIP phổ biến hiện nay là:

  • Tổng đài VoIP cứng: Tổng đài VoIP cứng là một hệ thống được thiết lập sẵn phần mềm tổng đài trên một thiết bị phần cứng cụ thể. Thiết bị này thường bao gồm các máy chủ hoặc thiết bị mạng chuyên dụng để xử lý các cuộc gọi và quản lý lưu lượng thoại. Các tổng đài cứng thường được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của một số lượng người dùng nhất định, với nhiều chức năng khác nhau như ghi âm cuộc gọi, tự động trả lời (IVR), và nhiều tính năng quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp khác.
  • Tổng đài VoIP mềm: Tổng đài VoIP mềm là phần mềm được cài đặt trên các hệ điều hành như Windows, macOS, iOS, và Android. Tổng đài này có thể được cài đặt trên các máy chủ riêng (server) hoặc máy chủ ảo (VPS), cho phép doanh nghiệp triển khai hệ thống tổng đài mà không cần đầu tư vào phần cứng chuyên dụng.

Cả hai loại tổng đài VoIP đều có ưu điểm riêng, phù hợp với nhu cầu và điều kiện của từng doanh nghiệp. Tổng đài cứng thường ổn định và dễ quản lý hơn, trong khi tổng đài mềm lại linh hoạt và tiết kiệm chi phí hơn. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để chọn loại tổng đài phù hợp với mô hình hoạt động và ngân sách của mình.

Các loại tổng đài ảo voip
Cân nhắc kỹ để chọn loại tổng đài phù hợp nhu cầu của mình

Các tính năng nổi bật của tổng đài VoIP

Các tính năng nổi bật của tổng đài VoIP cung cấp cho doanh nghiệp những công cụ hỗ trợ gọi điện hiệu quả và tiết kiệm chi phí:

  • IVR (Hệ thống trả lời tự động): Hệ thống trả lời tự động (IVR) là một trong những tính năng chính của tổng đài VoIP, cho phép doanh nghiệp tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng. IVR giúp khách hàng điều hướng qua các menu bằng cách sử dụng bàn phím điện thoại hoặc giọng nói của họ. Tính năng này không chỉ giúp giảm tải cho nhân viên mà còn tăng cường trải nghiệm khách hàng bằng cách cung cấp thông tin nhanh chóng và hiệu quả.
  • Ghi âm và phân tích cuộc gọi: Tổng đài VoIP cho phép ghi âm tất cả các cuộc gọi, điều này cực kỳ hữu ích cho việc đào tạo nhân viên và cải thiện dịch vụ khách hàng. Ngoài ra, tính năng phân tích cuộc gọi cung cấp cho doanh nghiệp thông tin chi tiết về các cuộc gọi, như thời gian cuộc gọi, tần suất gọi, và lý do gọi. Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược chăm sóc khách hàng và tối ưu hóa quy trình làm việc.
  • Báo cáo và thống kê cuộc gọi chi tiết: Tổng đài VoIP cung cấp báo cáo và thống kê chi tiết về hoạt động của hệ thống. Doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng cuộc gọi, thời gian gọi, và tỷ lệ cuộc gọi thành công. Các báo cáo này giúp quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động của đội ngũ chăm sóc khách hàng, từ đó đưa ra quyết định chiến lược phù hợp để cải thiện dịch vụ.
Tính năng của tổng đài ảo
Tổng đài VoIP cung cấp báo cáo và thống kê chi tiết về hoạt động của hệ thống

Xem thêm:

Tổng đài ảo VoIP là một giải pháp mạnh mẽ mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, đặc biệt trong thời đại số hóa ngày nay. Với khả năng tiết kiệm chi phí đáng kể, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các chi phí vận hành liên quan đến cuộc gọi và đầu tư vào hạ tầng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả để nâng cao giao tiếp và tiết kiệm chi phí, hãy liên hệ với Pareto qua 0979.765.097 (Mr Hòa) - 0789.294.098 (Mr Tuấn). Chúng tôi sẽ tư vấn và triển khai giải pháp tổng đài ảo VoIP phù hợp nhất với nhu cầu của bạn!

Pareto
Tác giả Pareto Pareto
Bài viết trước Tạo QR code cho name card là gì? Hướng dẫn thực hiện

Tạo QR code cho name card là gì? Hướng dẫn thực hiện

Bài viết tiếp theo

15+ Mẫu content bán quần áo hay, hấp dẫn khách hàng nhất

15+ Mẫu content bán quần áo hay, hấp dẫn khách hàng nhất

Bài viết liên quan

Thông báo